Qu’est-ce que l’approbation des comptes annuels ?
L’approbation et le dépôt des comptes annuels d’une société est une obligation statutaire et légale en ce qu’elle permet aux associés de se prononcer sur la gestion de la société par le dirigeant ainsi que de valider les comptes sociaux.
Ainsi, chaque société a l’obligation de déposer ses comptes sociaux approuvés par les associés auprès du registre de commerce et des sociétés (RSC), dans les six mois de la clôture de chaque exercice annuel.
Le dépôt n’est requis que pour les sociétés commerciales (SAS, SASU, SARL, EURL, SA, SNC, SELARL…) et non pour les sociétés civiles, ni pour les entreprises individuelles.
Pour les sociétés unipersonnelles dont le gérant est l’unique associé (EURL, SASU), le simple dépôt des comptes au greffe vaut approbation de ceux-ci.
Que contient le dépôt des comptes ?
Les comptes annuels contiennent :
- le bilan : éléments constituant l’actif et le passif de la société ;
- le compte de résultat : les produits et charges réalisés par la société sur l’exercice écoulé ;
- les annexes : les documents permettant une meilleure compréhension du bilan et du compte de résultat.
Quelle procédure à suivre pour approuver ses comptes ?
La convocation et la tenue de l’assemblée générale (AG)
La procédure débute par la convocation de l’AG dans le délai et les modalités fixés par les statuts, qui peuvent différer suivant les formes sociales (courrier recommandé, simple, email ou remise en mains propre).
Dois être joint à la convocation (ou mis à disposition selon le cas) les comptes annuels et le cas échéant le rapport de gestion établi par le dirigeant et les rapports du CAC, si la société en est dotée. Le rapport de gestion expose notamment la situation de la société durant l’exercice écoulé, son évolution prévisible, les événements importants et ses activités en matière de recherche et développement.
Les sociétés anonymes dualistes et les sociétés en commandite doivent également produire et joindre le rapport du conseil de surveillance.
L’assemblée générale doit se tenir dans les six mois suivant la clôture de l’exercice social.
En pratique, la plupart des sociétés clôturent leurs comptes sociaux au 31 décembre et doivent donc réunir leur assemblée générale au plus tard le 30 juin de l’année suivante.
Pendant l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes, les associés échangent sur la gestion de la société et approuvent ou non les comptes annuels de l’exercice écoulé.
La rédaction des documents
Suite à l’assemblée générale un procès-verbal d’assemblée générale est dressé. Il devra être accompagné de la feuille de présence et d’éventuelles annexes.
Le dépôt des comptes annuels
Ces documents devront ensuite être déposés autres du greffe du Tribunal de commerce dans un délai d’un moins suivant la tenue de l’AG.
Ce délai est reporté à deux mois en cas de dépôt par voie électronique.
Le dépôt peut intervenir soit par le Guichet Unique géré par l’INPI, soit directement auprès du greffe du Tribunal de commerce en version papier.
Quelles sociétés peuvent bénéficier de la confidentialité du dépôt des comptes ?
Les micro-entreprises peuvent, sur option, bénéficier de la confidentialité sur l’intégralité du dépôt.
Les petites entreprises peuvent, sur option, bénéficier de la confidentialité sur le seul compte de résultat.
Les seuils ont été revus à la hausse depuis le 1er mars 2024 :
Sont considérées comme micro-entreprises celles qui remplissent au moins deux des trois critères suivants :
- un total du bilan inférieur à 450 000 € ;
- un chiffre d'affaires net inférieur à 900 000 € ;
- moins de 10 salariés.
Sont considérées comme petites entreprises celles qui remplissent au moins deux des trois critères suivants :
- un total du bilan inférieur à 7,5 millions d’€ ;
- un chiffre d'affaires net inférieur à 15 millions d’€ ;
- moins de 50 salariés.
Par ailleurs, il faut relever que la confidentialité n’est pas opposable aux autorités judiciaires, administratives, à la Banque de France et dans certains cas spécifiques, et qu’en pratique votre banque vous demandera régulièrement une communication « volontaire » de vos comptes annuels…
Quelles sanctions en cas de non-respect de la procédure d’approbation des comptes ?
En cas de non-respect de la procédure d’approbation des comptes, le dirigeant de la société pourra engager sa responsabilité civile au titre d’une faute de gestion.
Il s’agit d’un manquement à son obligation d'information envers les associés ou actionnaires et envers les tiers.
Le dirigeant s’expose par ailleurs à une amende de 1500 euros et de 3000 euros en cas de récidive (articles R. 247-3 du Code de commerce et 131-13 du Code pénal). Par ailleurs, tout intéressé qui se heurte à l’impossibilité de consulter les comptes d’une société peut saisir la justice (qu’il s’agisse d’un professionnel ou d’un profane).
Pourquoi faire appel à Foster + Avocats ?
Chaque entreprise est différente (statuts, forme sociale, nombre d’associés, existence ou non d’un pacte, présence ou non d’un CAC, conventions réglementées) et mérite un travail sur mesure afin que cet évènement annuel soit maitrisé, mais surtout utile à la société et ses dirigeants.
A l’instar de la remise du bilan chez l’expert-comptable, l’assemblée générale annuelle est également l’occasion de faire un point juridique sur votre société et sur les évènements courants ou exceptionnels que celle-ci rencontre.
Est-ce que mes statuts sont adaptés ? Mon objet social est-il conforme à mon activité ? Est-ce qu’une évolution de la gouvernance est envisagée ?
C’est aussi un moment d’échange avec les associés et investisseurs, et un élément important que ce soit vis-à-vis de l’administration (pièce systématiquement demandée dans le cadre d’un contrôle fiscal) ou vis-à-vis d’investisseurs ou repreneurs dans la perspective d’une levée de fonds ou de la cession de l’entreprise.
FOSTER + AVOCATS accompagne des entreprises de différentes tailles et activités dans leur démarche d’approbation annuelle des comptes, et dispose donc de l’expertise nécessaire pour vous accompagner sur cette démarche.
